Que ce soit pour une réunion incentive, une conférence ou une assemblée générale, de nombreuses entreprises choisissent aujourd’hui de sortir du cadre habituel de leur local. Elles préfèrent offrir un cadre plus original et inspirant à leurs rassemblements. Dans cette optique, le choix de la salle de séminaire revêt une importance capitale. C’est un aspect qui influence l’ambiance générale et donne le ton à la réunion. Il est donc important de choisir le lieu adapté à ses besoins, ce qui posera les bases de toutes les décisions ultérieures.
Choisir un lieu adapté au séminaire
L’endroit où se déroule le séminaire a une incidence sur l’atmosphère et l’identité de l’événement. Avant de choisir une salle, il faut clarifier l’objectif de votre séminaire. En effet, l’organisation d’une réunion du comité de direction ne requiert pas les mêmes locaux qu’un team building ou une réunion dans le cadre d’un lancement de produit.
Selon vos besoins, vous pouvez opter pour un lieu insolite ou choisir une salle plus conventionnelle. La nature de votre événement guidera votre choix. Quoi qu’il en soit, vous trouverez sans doute la salle qui correspond à vos besoins sur des sites comme https://www.hotelnivellessud.be/salles.
Anticiper les besoins techniques de votre séminaire
Faire une liste détaillée de vos idées et de vos besoins techniques constitue l’un des premiers exercices auxquels vous devez vous adonner. Cela vous permettra d’être fixé sur l’espace disponible, le matériel nécessaire, l’éclairage, la connexion internet, la possibilité de restauration sur place, et d’autres éléments importants.
Le type de réunion que vous organisez déterminera les équipements dont vous aurez besoin. En les identifiant avec précision, vous pourrez sélectionner les salles de réunion qui les proposent. L’accessibilité de la salle est un autre aspect à prendre en compte. Il vous revient de déterminer si l’endroit doit être géographiquement proche de votre entreprise ou dans un lieu desservi par des transports en commun (bus, train, aéroport, etc.).
Faite une liste de tous vos besoins matériels comme s’il s’agissait d’un cahier des charges. Cela vous permettra d’avoir une vision claire du lieu que vous devrez trouver pour assurer la réussite de votre événement.
Définir le profil et le nombre des participants
Le profil des participants est aussi un élément à examiner pour choisir une salle de séminaire. S’agit-il de quelques-uns de vos collaborateurs, de l’ensemble de vos salariés, de clients, de fournisseurs ou de l’équipe de direction ? Les besoins ne seront pas les mêmes pour tous ces groupes de personnes.
Un autre élément essentiel à considérer est le nombre de participants. Les exigences ne seront pas les mêmes si vous réunissez quinze personnes ou si vous invitez une cinquantaine de participants. Votre choix de salle dépendra grandement de ce critère.
Le profil et le nombre de participants influencent également le type d’activités prévues lors du séminaire. Une fois ces critères éclaircis, vous aurez une vision plus précise de vos besoins et serez en mesure de choisir la salle la plus appropriée pour votre événement.
